降低不确定性是供应链管理的本质要求。对采购人员来说，不确定性来自需求和供应两个方面。需求方面，当供应规格越不清晰不确定时，采购就越难；供应方面，当供应商越不确定时，采购就越难。前者的“难”，就属于采购管理的职能之一：采购需求管理。
什么是采购需求管理？
简单来说，采购需求管理是以用户的需求为出发点，集中精力来规划（评估）需求和满足（管理）需求的采购活动。在需求形成阶段，采购人员通过标准化体系，保证需求的准确描述，可以减少不必要或不适配的需求，实现降低成本。
"3W2H"是一种简单的项目管理方法，用于规划和描述项目的过程。在采购需求管理中，3W2H可以用来清晰地管理，即采购需求管理要分析“采购什么”(what)、“什么时候要”(when)、“什么时候采购”(when)、“采购多少”(how many)和“如何采购”(how)，五个问题。
规划（评估）需求
1、 采购什么？
1）确定采购需求的必要性。
首先要知道采购的原因和目标。然后确认需求的合理性，确定该不该买，符不符合公司的政策。比如招采平台会根据企业的流程和制度，对采购申请进行部门审批或多方（跨部门、集团跨单位）会审，来确认采购的必要性，同时支持审批流灵活自定义，支持pc端、移动端审批，提升审批效率。
2）分析并描述清楚采购需求。
采购人员接到的采购申请，“采购什么”大多数时候描述得不够清楚。
怎么样把需求描述清楚并且规范呢？借助工具可以事半功倍。比如招采平台中对采购申请单做了标准统一的规范，详细描述所需采购的工程、货物和服务。对于工程，一般采用工程量清单，如分部分项工程量清单需要说明工程项目名称、项目编码、项目特征、工程量、计量单位、计价规则、费用等信息；对于货物，需要说明货物的名称、规格、型号、数量、颜色等信息；对于服务，需要说明服务的范围、时间、标准等信息。
2、采购多少？
一般情况下是物资需要多少采购多少，但实际上，并不是想要多少就能买到的。首先要关注供应商的可供供货量，以及最小订货量、经济订货批量。
还要关注库存还有多少。在平台中，智能配置平衡利库规则，若采购申请的目录下有物资库存，系统将自动提醒，实现“先利库、后采购”；平台智能配置安全库存量规则，库存量达到最低库存量，系统将自动提醒，降低物资短缺成本。
3、什么时候要？
采购申请的物资需要的时间，需要考虑：采购的紧急程度、采购审批流程时间、物流时间、季节或周期性时间，以及供应商的产能、交货周期等因素。
这涉及到对供应商交货周期的管理、供应商质量的控制，还有供应商风险防范等。
满足（管理）需求
1、什么时候采购？
在确保交货期的前提下，选择什么时候采购，其实也很重要。毕竟市场是波动的，某些产品或服务的价格会随着市场供求关系而波动，如果可以在需求高峰期之前进行购买，避免供应短缺和价格上涨，可以显著降低成本，特别是大宗商品交易更是如此。
人为预测物资价格行业难度较大，可利用大数据技术来分析，在招采系统中有“物资价格智能预测”功能，通过对物资的历史价格统计，分析出物资价格的发展趋势，同时可反向验证预算的合理性。
2、如何采购？
一是组织采购模式，是内部供应还是外部采购；是集中采购还是分散采购；是公开采购还是非公开采购；是框架协议还是一般合同？
二是选择采购方式，是公开招标还是邀请招标；是询价采购还是比选采购；是竞争性谈判还是竞争性磋商；是单源直采还是多源直采？在郑州信源招标采购平台中，涵盖以上多种采购方式，实现全流程电子化、数字化、智能化管理。
不同的采购模式和采购方式会有不同的采购成本，因此采购人员需要根据法律法规、企业自身的需求和目标选择合适的采购模式和方式。
采购需求管理是采购开始的重要环节，如果采购人员能够做好采购需求管理、运用好数智招采平台，将有助于提高采购效率和效益，降低成本和风险，并保障采购质量。